Migration vers Moodle : Foire Aux Questions.

A la rentrée 2014-2015, l’Université Virtuelle fera entièrement peau neuve. Elle sera désormais basée sur un nouveau logiciel libre utilisé par de très nombreuses universités du monde entier : Moodle. A l'intention des enseignants, cette page tente de répondre aux questions que vous vous posez le plus fréquemment. Si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à les poser à la Cellule PRAC-TICE.

01. Pourquoi changeons-nous de système ?

Pendant une quinzaine d’années, nous sommes restés fidèles au logiciel WebCT, développé initialement par l’Université de Colombie britannique avant d’être racheté par une firme commerciale. Avec l’évolution permanente des produits informatiques, WebCT est arrivé aujourd'hui en fin de vie. Bon gré mal gré, il nous fallait quoi qu’il arrive changer de logiciel et donc aussi changer les habitudes de nos utilisateurs. Nous avons dès lors profité de cette évolution pour réétudier le marché et finalement décider d’adopter Moodle pour l'Université Virtuelle de demain.

02. Qu’est-ce que Moodle, et pourquoi ce choix-là ?

Moodle est, comme WebCT, une plate-forme d’enseignement en ligne, un produit très similaire dans ses fonctionnalités à l’Université Virtuelle actuelle. Il s’agit d’un logiciel libre qui est massivement utilisé aujourd’hui dans le monde académique, ce qui nous permet de rejoindre une communauté très dynamique, y compris au sein des universités francophones. Moodle apporte une interface plus au goût du jour, mais aussi une série de nouveautés que WebCT ne permettait pas.

03. A quoi concrètement va ressembler un cours dans la nouvelle version de l'UV ?

Un cours Moodle se présente typiquement sous la forme d'une page composée des éléments suivants :

  • une partie centrale (le cours proprement dit) qui peut être divisée en sections (thèmes) ou en semaines;
  • dans chaque section ou semaine, il est possible d'ajouter des ressources (fichiers, etc.) ou des activités (forum, test…);
  • sur les côtés, des "blocs" (amovibles) reprennent des outils généraux (calendrier, nouveautés du cours, etc.);
  • un simple bouton permet de passer du mode "étudiant" au mode "édition" et vice-versa.

04. Comment Moodle va-t-il changer ma façon de travailler ? Quelles sont les principales différences avec l'UV actuelle ?

Même si l'interface est différente, on retrouve dans Moodle la plupart des outils et fonctions disponibles dans WebCT : il est possible de déposer des fichiers, créer des tests, organiser la collecte de travaux, créer des forums de discussion, créer un glossaire, etc. La logique de base reste fondamentalement la même.

Globalement, Moodle gère mieux la collaboration et la participation des étudiants. Ainsi par exemple, il est possible avec Moodle de créer un glossaire que les étudiants peuvent alimenter, de créer un wiki au sein du cours, etc.

Contrairement à WebCT où il était possible d'imbriquer à l'infini les dossiers les uns dans les autres, il faut s'habituer avec Moodle à une structure plus plate avec une page unique divisée en sections (voir question 3).

Une série de possibilités dans la nouvelle interface devraient vous simplifier considérablement la vie au quotidien, comme par exemple :

  • placer des fichiers dans le cours par simple glisser-déposer;
  • modifier l'ordre des éléments du cours par glisser-déposer;
  • naviguer plus aisément d'un cours à l'autre et ouvrir Moodle dans plusieurs onglets.

Java n'est pas requis pour utiliser Moodle, ce qui devrait également résoudre une difficulté souvent rencontrée avec WebCT.

05. J'ai actuellement un cours dans l'UV, vais-je récupérer l’ensemble du contenu et des activités présents de mon cours ? ou vais-je devoir tout recréer ?

L’essentiel du contenu des cours actuels sera automatiquement transféré dans Moodle, il s’agira seulement dans la plupart des cas de réorganiser ces contenus à votre convenance selon la nouvelle présentation.

06. Quelles seront les aides disponibles pour les enseignants ?

Dès la fin avril, des formations à la prise en mains de Moodle seront régulièrement organisées jusqu'à l'été; les dates seront disponibles sur la page Formations de notre site (http://cte.ulb.ac.be/practice-formations), page à partir de laquelle il vous sera également possible de vous inscrire.

Jusqu'à la rentrée (et au-delà), vos conseillers habituels seront disponibles sur rendez-vous pour vous aider à vous familiariser avec la nouvelle interface de vos cours, ou pour vous aider à réorganiser les cours les plus complexes :

07. Quel est le calendrier prévu pour le changement ?

La semaine du 28 avril, tous les cours existants seront, en leur état du moment, migrés vers la nouvelle plateforme Moodle.

La nouvelle UV sera lancée à la rentrée académique 2014-2015.

Vous aurez environ 4 mois et demi devant vous pour vous familiariser avec Moodle, réorganiser le cas échéant vos contenus et préparer votre environnement avant que les étudiants de l’année prochaine n’y aient accès.

Attention, cela signifie aussi qu’à partir du 29 avril, toute modification faite sur un cours existant dans WebCT ne sera pas transférée sur la nouvelle plate-forme ! A vous, dans ce cas, de faire vos modifications sur les deux plate-formes.

L’UV actuelle restera en activité jusqu’à la fin de cette année académique 2013-2014 (15 septembre). A partir de cette date, seuls les titulaires et concepteurs de cours continueront à pouvoir accéder à leurs cours jusqu’à la fin du mois de novembre, date à laquelle notre licence d’utilisation de WebCT prendra fin et où le serveur WebCT sera mis hors service.

08. Quelles sont les équipes impliquées ?

Pilotée par l'équipe informatique du Département de Support aux Activités Académiques, la migration vers Moodle est un vaste projet qui mobilise également, outre PRAC-TICE, l’Informatique administrative, le Centre de Calcul ainsi que l'équipe SMILEY. La synergie entre tous les services permettra d'intégrer davantage la nouvelle Université Virtuelle à l’environnement informatique général de nos utilisateurs. Ainsi par exemple, tous les cours de l'ULB seront automatiquement créés dans Moodle avant chaque nouvelle année académique et il ne vous sera plus nécessaire de demander l'ouverture d'un cours, il suffira de le rendre disponible aux étudiants. La synchronisation entre les données de Banner et celles de Moodle (pour gérer notamment les inscriptions aux cours) sera améliorée.

09. Que puis-je faire pour me préparer dès à présent au changement ?

Depuis le lancement de l'UV en 1998, de très nombreuses données se sont accumulées dans les cours de l’UV, par strates successives. La migration de toutes ces données va exiger un temps certain et occuper de l’espace disque. Le fait de nettoyer dès à présent vos cours des éléments et fichiers inutiles nous fera gagner un temps précieux et permettra également de reconstruire des cours plus propres dans Moodle.

Plus concrètement, il est utile de :

  • supprimer du gestionnaire de fichiers tous les fichiers obsolètes;
  • mettre de l’ordre dans le gestionnaire de fichiers, par exemple, ranger les fichiers sous des dossiers (comme sur votre propre poste de travail);
  • nettoyer la page d’accueil des liens obsolètes (par exemple, les liens que vous auriez masqués et que vous n'auriez pas l’intention de ré-activer);
  • désactiver les outils qui ne sont pas utilisés, en les décochant via le lien «Gérer le cours»/ «Outils du cours» - le menu général s’en trouvera allégé !

10. Quand pourrais-je tester la nouvelle version de l'UV ?

Courant du mois de mai, vous recevrez un message vous annonçant que vous avez désormais accès à vos cours migrés sur la nouvelle plate-forme. Vous pourrez vous y connecter en utilisant votre netID ULB. Comme annoncé plus haut, nous serons à vos côtés pour vous aider à prendre en mains le nouvel outil.