dernière mise à jour le 30 mai 2022

   

L'import-export : comment relever les défis du commerce international

Chaque cours UV dispose de son carnet de notes. Des cotes peuvent bien sûr y être encodées manuellement. 

Des notes peuvent aussi y être importées en lot. Les notes y étant rassemblées peuvent être exportées. 

> Plus de détails sur le carnet de note, son fonctionnement et ses possibilités : consultez 

Utilité de l'export / import de notes ?
  •   L'export est utile
    • pour l'encodage manuscrit des cotes dans un fichier car il contient toutes les données d'identification des étudiant·es et facilite, dans un second temps, l'import des notes en lot
    • après l'injection des notes dans l'UV (manuelle ou en lot) car il permet de transférer une ou plusieurs cotes (partielles, finales) vers un autre système, d'opérer des pondérations ou des ajouts, ou simplement d'en conserver une copie.

> Grâce à la collaboration des équipes informatiques du DE, il est possible désormais d'exporter un fichier excel, compatible avec Ecursus. Consultez le tutoriel à cette page.

        

  • L'import est utile pour intégrer et rassembler des notes encodées dans un ou plusieurs autres documents ; in fine, permettre
    • le calcul automatique de la cote finale ou de sous-totaux
    • permettre aux étudiant·es de consulter facilement des cotes partielles de façon individuelle (chacun ne voit que ses cotes)

  

   

SOMMAIRE INTERACTIF

Préalable
A. Exporter
B. Importer
    Étape 1 - Préparer les données
    Étape 2 - Import dans l'UV

    

  

Préalable

Que ce soit pour exporter ou importer des notes, rendez-vous dans le cours concerné puis soit

  • dans le bloc Admin du cours / Configuration du carnet de notes
  • dans le bloc Navigation / Notes

menu admin                   menu nav

   

A. Exporter

  

La manière la plus usuelle d'exporter le carnet, c'est d'utiliser la Feuille de calcul Excel en cliquant sur cette possibilité dans le menu Exporter (onglets au-dessus de la page ou dans l'Admin des notes, colonne de droite.

exporter/ excel

   

L'écran vous propose de sélectionner les éléments d'évaluation à exporter.

Dans la rubrique Options de formats d'exportation, il sera possible d'inclure les feedbacks, s'ils ont été encodés).

   

eCursus XLS

Grâce à la collaboration des équipes informatiques du DE, il est possible désormais d'exporter un fichier excel, compatible pour l'import dans Ecursus, moyennant une manipulation. Consultez le tutoriel à cette page.

       

B. Importer

                   

Etape 1 - Préparer les données

   

1° Pour que l'import se passe bien, le fichier doit contenir certaines données indispensables :

    • les cotes bien sûr
    • ce à quoi elles se rapportent 

> le fichier peut contenir un seul ou plusieurs éléments d'évaluation ("note finale", "examen", "travaux", "présentation", etc.) : un élément par colonne

    • à quel·le étudiant·e elles sont associées

> le matricule de l'étudiant·e est la donnée la plus sûre car elle identifie l'étudiant·e de façon unique. 
Le nom d'utilisateur (ou username correspondant au NetID/ ULBID) fonctionne également.
Par contre, nous déconseillons fortement d'utiliser l'adresse courriel car celle-ci est susceptible d'être libellée sous différents formats (ULBID@, alias@, @ulb.ac.be, @ulb.be) la rendant peu fiable pour cette opération. Vous n'aurez, quoi qu'il arrive, pas la possibilité d'utiliser le nom et le prénom.

    

 Vous encodez vos cotes dans un fichier au fur et à mesure de vos corrections ?

Alors privilégiez la liste des étudiant·es (excel) téléchargeable depuis eCursus ou l'export du carnet de notes UV vide (voir ici plus haut) ; ces fichiers contiennent le matricule et l'ULBID des étudiant·es.   

 

2°   L'opération d'import des cotes peut être bloquée par diverses erreurs liées au format de votre fichier ou de vos données. Quelques conseils :

    • un fichier 'propre' (très simple, sans mise en page), quelque soit son format - excel, word, pdf -, évite bien des désagréments ultérieurs
    • le format excel est le plus utile
    • le matricule ou le nom d'utilisateur (ULBID) est indispensable ; les autres données peuvent être conservées mais sont inutiles pour cette opération, elles ne seront pas bloquantes non plus
    • pas de point pour noter les décimales mais des virgules, par ex 13,5

 Excel / pour remplacer tous les points par des virgules : sélectionnez la colonne avec les notes (cliquez sur la lettre de la colonne), puis dans le menu Rechercher et sélectionner (onglet Accueil), cliquez sur Remplacer... Dans la fenêtre qui s'ouvre, indiquer un point dans la zone Rechercher et une virgule dans la zone Remplacer, puis cliquez sur le bouton Remplacer tout. Vous pouvez toujours annuler l'opération grâce à la flèche Annuler la flèche circulaire - Icônes flèches gratuites dans le bandeau vert.

             

  

    • pas d'indication texte du style ABS : indiquez un tiret - pour une absence de cote
    • si le fichier contient plusieurs éléments d'évaluation, le total peut être prévu (surtout s'il résulte de formules spécifiques) mais ce n'est pas indispensable ; cela évite néanmoins de configurer le calcul de la note dans le carnet UV

Exemple d'un fichier excel prêt à l'import (au départ de l'export UV) :

   

Etape 2 - import dans l'UV

     

Précaution

Avant d'importer les données dans l'UV, il peut être utile de cacher le carnet de notes aux étudiant·es : Admin du cours / Paramètres / sous la rubrique Apparence, champ 'Afficher le carnet de notes aux étudiants', indiquez NON. De cette façon, vous pouvez vérifier ce qui a été importé - et ajuster/corriger au besoin - avant que les cotes ne soient visibles pour les étudiant·es.

   

1° Déposer les données

La manière la plus simple d'importer des notes est l'option Copier depuis une feuille de calcul en cliquant sur cette possibilité dans le menu Importer (onglets au-dessus de la page ou dans l'Admin des notes, colonne de droite).


NB L'option Fichier csv est fonctionnelle également pour les connaisseurs de ce format particulier
mais entraine plus souvent des blocages. 

    • Dans votre fichier où sont indiquées les cotes, sélectionnez toutes les données présentes par facilité, y compris les entêtes de colonnes et copiez-les (ctrl + C)

 Excel : cliquez sur le petit triangle gris foncé en haut de la ligne 1

    • Collez-les (ctrl + V) dans l'espace Data de l'UV (la fenêtre ne s'agrandit pas mais les données seront possibles à contrôler à l'écran suivant)

    • Adaptez l'option Prévisualiser les rangées (entendez ici par 'rangées' le 'nombre de lignes' de votre fichier). Par ex. 50, si vous avez 45 étudiant·es dans le fichier.
    • Cliquez sans inquiétude sur Déposer les notes, un écran de prévisualisation des données est prévu avant de lancer l'opération.

  

2° Correspondance et lancement

Dans la 1re partie de l'écran de prévisualisation, les données déposées sont agencées par colonne selon vos entêtes.

    

Dans la seconde partie de l'écran, sous l'option Identifier les utilisateurs par..., indiquez le Matricule, c'est cet élément qui permettra d'associer la cote au participant correspondant ;

    

En bas d'écran, sous l'option Correspondance des éléments d'évaluation, nous allons indiquer quelles cotes importer et à quels éléments d'évaluation elles correspondent ("examen", "travaux", "présentation", etc.).

  • laissez Ignorer pour tous les éléments autres que des cotes ou pour toutes les colonnes à ne pas importer (Prénom, Nom, Adresse de courriel, Matricule, etc.).
  • associez vos données de cotation aux éléments d'évaluation correctes : 
    • s'ils sont déjà présents dans le carnet de notes, ils seront proposés dans le menu déroulant
    • S'ils n'existent pas dans le carnet de notes, vous pouvez demander au système de créer une colonne à cet effet : sélectionnez Nouvel élément d'évaluation dans la liste

  

Cliquez sur Déposer les notes (en bas de page) pour finaliser l'opération, un écran vous informe de la bonne issue ou non de l'import .

> Si c'est un message d'erreur qui apparait, lisez-le attentivement : généralement, il explique clairement d'où provient l'erreur, par ex. :

     

Les étudiant·es pourront facilement consulter les notes à partir de leur profil en haut à droite.

Pour qu'ils.elles puissent visualiser les notes du cours, assurez-vous que le carnet est bien affiché : Admin du cours / Paramètres / sous la rubrique Apparence, champ 'Afficher le carnet de notes aux étudiants' : OUI.

      

En cas de difficulté, n'hésitez pas à nous contacter à ce propos : uv@ulb.be.

      

Annexes

Correspondance des lettres pour la colonne Faculté à cette page

  

Ressources complémentaires

  

  

 © 2021 Université Virtuelle