Rendez-vous - activité
dernière mise à jour le 30 août 2022
Activité Rendez-vous
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Organisez et gérez facilement vos rendez-vous avec les étudiants |
Sommaire interactif
1. Ajouter et paramétrer l’activité
2. Ajouter des créneaux
a) Rendez-vous improvisés
b) Rendez-vous programmés
3. Cas spécifiques
a) Rendez-vous de groupe
b) Rendez-vous avec un.e enseignant.e en particulier
4. Vérifier l’accès à l’activité (et problèmes potentiels)
5. Inviter les étudiant.e.s à réserver, envoyer un rappel
6. Modifier/annuler un rendez-vous ?
7. Assurer un suivi
a) présence de l'étudiant.e
b) Ajout d'un commentaire lié au rendez-vous
c) Ajout d'une cote lié au rendez-vous
8. Vue étudiante
9. Ressources
10. Annexe
1. Ajouter et paramétrer l’activité
L'activité Rendez-vous se crée en 2 grandes étapes :
- créer/paramétrer l'activité elle-même (intitulé, consignes, mode individuel ou de groupe, etc.),
- puis ajouter/configurer les créneaux utiles.
Pour créer l'activité,
- passez en mode édition
- cliquez sur « Ajouter une activité ou une ressource » en bas de la section dans laquelle le devoir prendra place
- choisir l'activité Rendez-vous dans le menu et cliquez sur Ajouter en bas de fenêtre
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> sous la rubrique Réglages courants, modifiez le champ Disponibilité. L’activité pourra être affichée au bon moment via le même chemin (ou à partir du menu Modifier sur la page principale du cours) ou à une date choisie. |
Pour paramétrer l'activité,
Enregistrer et afficher en bas de page. Vous pouvez à tout moment adapter ces paramètres via le lien Paramètres du menu Admin du Rendez-vous (colonne de droite quand vous êtes dans l’activité). Passez à la deuxième étape.
2. Ajouter des créneaux
Lorsque vous cliquez sur l’activité dans le cours, le tableau de bord de l’activité apparait. La liste des étudiants s'affiche.
a) Rendez-vous improvisés
Il est possible d'ajouter des rendez-vous en quelques clics. Néanmoins, cela signifie qu'il concerne un étudiant identifié : il n'y a donc pas de choix préalable par les étudiants. Cette fonctionnalité est plutôt utile en cas de rendez-vous improvisé, pour ajouter un créneau non prévu à la base ou pour conserver une trace de l'échange oral (visible pour l'enseignant.e ou/et pour l'étudiant.e - voir le point Assurer un suivi).
> Dans la partie Planifier par étudiant, cliquez sur la roulette à côté du nom de l'étudiant.e et choisissez Marquer maintenant. Un créneau apparait alors dans la partie supérieure au nom de l'étudiant.e (l'heure indiquée du rdv est l'heure du clic).
b) Rendez-vous programmés
Pour demander aux étudiants de choisir à l'avance un créneau en autonomie, il faut les créer à partir du menu Ajouter des créneaux (cliquez sur la roulette), deux choix sont possibles :
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- Ajouter des créneaux consécutifs : ajoutez des créneaux en lot qui se suivent sur plusieurs heures, voire plusieurs jours > si les journées de rendez-vous ne se suivent pas, effectuez l’opération plusieurs fois (par période de jours qui se suivent) - Ajouter un créneau : effectuez un ajout ponctuel |
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Précisez la configuration des créneaux :
Enregistrer en bas de page.
Après avoir ajouté les créneaux, ils apparaissent dans le tableau de bord (page d'accueil du rendez-vous) avec différentes options :
permet de modifier pour ce créneau précis, ses modalités (date, durée, nombre maximum d'étudiants, lieu, enseignant, le moment d'affichage pour les étudiants), et, une fois le créneau choisi, d'envoyer un rappel aux inscrits, de supprimer un inscrit et déposer un commentaire.
indique si le créneau est exclusif (c-à-d disponible pour une seule personne) ou collectif. Cliquez sur l’icône pour le modifier.
si le créneau devient collectif, les places sont illimitées par défaut. Cliquez sur la roulette pour limiter les places. NB Si cela concerne beaucoup de créneaux, et que l'activité n'a pas encore débuté, supprimer les créneaux et ajouter les à nouveau avec le paramétrage correct.
supprimer le créneau
3. Cas spécifiques
a) Rendez-vous de groupe
ne pas confondre avec un créneau horaire ouvert à plusieurs réservations individuelles (ne nécessite pas de groupe pré-établi sur le cours), par ex. pour organiser une visite de copies où plusieurs étudiants peuvent s’inscrire individuellement sur un même créneau horaire.
Dans ce cas-ci, un.e étudiant.e du groupe réserve un créneau pour tous les membres de son groupe (ceux-ci sont automatiquement ajoutés au créneau). Les groupes de référence sont ceux présents sur le cours (Admin de cours/ Utilisateurs/ Groupes), ils doivent donc être préalablement présents. Plus d’infos à ce propos...
> Pour passer à une réservation par groupe, les paramètres à adapter sont :
1. Paramètres de l’activité :
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- Options/ Réservation en groupes : Oui
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> Si plusieurs séries de groupes existent sur le cours et qu'une seule est concernée, il est alors utile de les rassembler préalablement dans un groupement (voir tutoriel Création de groupes). Dans le menu déroulant de cette option, le groupement sera alors proposé.
2. Paramètres des créneaux (lors de la création des créneaux ou en cliquant sur la roulette à côté de chaque créneau) :
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- Nombre maximum d'étudiants par créneau : correspond au nombre maximum de membres présents dans les groupes, par ex. les groupes comprennent 4 ou 5 membres, et un seul groupe doit pouvoir s'inscrire au créneau, 5 devra alors être indiqué.
- Si 4 est indiqué, les groupes de 5 ne pourront rien réserver
- Si le paramètre reste inactivé, plusieurs groupes pourraient s'inscrire au même créneau
- Nombre maximum d'étudiants par créneau : correspond au nombre maximum de membres présents dans les groupes, par ex. les groupes comprennent 4 ou 5 membres, et un seul groupe doit pouvoir s'inscrire au créneau, 5 devra alors être indiqué.
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Lors de la réservation, deux options sont proposées dans le menu Prendre rendez-vous pour…
Il est indispensable que l’étudiant.e (un des étudiants du groupe) qui prend rendez-vous pour le groupe sélectionne son groupe dans la liste et pas ‘Moi-même’. Exemple de consigne illustrée, qui peut-être déposée dans la zone Introduction (voir le point 1) Paramétrer l’activité) :
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b) Rendez-vous avec un.e enseignant.e en particulier
Si des référents sont attribués à des groupes d'étudiants, il est possible que les étudiants prennent rendez-vous uniquement avec leur référent.
> Pour passer à ce type de réservation, les paramètres à adapter sont :
a) Paramètres de l’activité :
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- Réglages courants / Mode de groupe : groupes séparés ou visibles (les étudiants ne voient que leur groupe ou tous les groupes : il ne s'agit que de visibilité)
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b) Paramètres des créneaux (lors de la création des créneaux ou en cliquant sur la roulette à côté de chaque créneau) :
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- Enseignant : sélectionnez la personne correcte dans la liste (composée des personnes avec rôle enseignant et éditeur sur le cours)
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c) Admin du cours / Utilisateurs / Groupes : ajoutez le référent au groupe utile (tutoriel au besoin)
Résultat : l'étudiant.e ne verra que les créneaux au nom de son référent
"Enseignant" : si les interlocuteurs ne sont pas des enseignants (assistants, tuteurs, conseillers, etc.), cet intitulé peut être aapté dans les paramètres de l'activité (Options / Nom du rôle de l'interlocuteur).
4. Vérifier l’accès à l’activité pour les étudiants
- Assurez-vous que l’activité est bien affichée, donc accessible, aux étudiants ! Deux possibilités :
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> menu Admin du Rendez-vous/ Paramètres / rubrique Réglages généraux, champ Disponibilité
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> sur la page principale du cours, à partir du menu Modifier au regard de l’activité (en mode édition)
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2. Pour limiter l'accès à l’activité endéans une certaine période ou à certains étudiants, ajoutez une restriction d'accès (menu Admin du Rendez-vous/ Paramètres / rubrique Restreindre l’accès puis Ajouter une restriction sur le critère utile - voir le tutoriel).
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- critère Date : pensez que si l'accès est limité dans le temps, les étudiants ne pourront plus voir les rendez-vous pris à partir de la date de fin. Pour éviter cela, une fois la période de prise de rendez-vous terminée, supprimez les créneaux restés libres puis, dans les paramètres de l'activité, supprimez la restricition et éventuellement désactivez le Délai d'annulation (rubrique Options). De cette façon les étudiants auront de nouveau la possibilité de consulter l'activité mais sans possibilité de prendre ou annuler les rendez-vous.
- critère Groupe (ou groupement) : pour limiter l'accès à certains étudiants, créez un groupe avec eux (s'il y a plusieurs groupes, rassemblez-les dans un groupement - voir le tutoriel). Préférez ce réglagle et évitez de configurer le mode de groupe (rubrique Réglages courants) qui pose généralement des soucis d'accès par la suite. Cette option ne concerne pas non plus la réservation par groupe pré-établi (voir le point Cas spécifique).
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3. Si le message d'erreur apparait pour les étudiants les empêchant de prendre rendez-vous, plusieurs causes sont possibles :
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- tous les créneaux sont en effet réservés, ou les dates de créneaux sont dépassées : ajouter de nouveaux créneaux
- le mode groupe est activé dans les paramètres (rubrique Réglages courants) : que souhaitiez-vous faire exactement ?
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- réservation par groupe pré-établi : le mode de groupe n'est pas utile, voir Cas spécifique pour la configuration correcte
- restriction d’accès à l'activité à certains groupes : le mode de groupe n'est pas utile, voir le point 2. ci-dessus
- les membres d'un groupe doivent prendre rendez-vous uniquement avec un.e enseignant.e en particulier : il est indispensable d'inscrire les enseignants dans les groupes correspondants
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5. Inviter les étudiants à réserver un créneau, envoyer un rappel
Dans la partie Planifier, les liens Envoyer donnent la possibilité de créer un courriel personnalisé et et de choisir les destinataires.
L'option Envoyer un rappel ajoute automatiquement "Rappel:" dans l'objet du mail.
Avant d’informer les étudiants, assurez-vous que l’activité est bien affichée, donc accessible (le message peut préciser que le choix des créneaux ne sera disponible qu’à partir d’une certaine date - voir point précédent pour la configuration).
6. Modifier/annuler un rendez-vous ?
1. L’étudiant.e peut supprimer sa réservation si le paramètre Délai d’annulation est configuré (Admin du Rendez-vous/ Paramètres/ rubrique Options), il peut alors choisir éventuellement un autre créneau. Il est tout de même conseillé de limiter cette possibilité (à la veille de la date d’examen par ex.).
2. L’enseignant.e peut également supprimer une réservation en cliquant sur l’icône
correspondant au créneau (n’apparait que s'il est réservé), pour ensuite replanifier le rendez-vous grâce à la liste en bas de page ou en cliquant sur la roulette du créneau.
> Pour un rendez-vous collectif, s'il s'agit de supprimer un seul étudiant parmi les autres, cliquez plutôt sur la roulette correspondant au créneau puis cochez l'option Supprimer ce rendez-vous pour la personne utile et enregistrer en bas de page.
> Pour les rendez-vous de groupe, une liste par groupe apparait pour gérer les créneaux.
7. Assurer un suivi
a) Indiquer si l'étudiant.e s'est présenté.e au rendez-vous : cochez la case "Vu" à côté du nom de l'étudiant.e directement dans la liste des créneaux réservés (tableau de bord).
b). Indiquer un commentaire visible ou confidentiel pour chaque étudiant.e (possible si configuré dans les paramètres - Admin du Rendez-vous/ Paramètres/ rubrique Options/ Commentaires d'entretiens) : cliquez sur le nom de l'étudiant.e dans la liste (tableau de bord) pour atteindre la page suivante. Selon le paramétrage, des champs texte apparaissent. Vérifiez bien leur intitulé avant de les remplir : « Commentaire d'entretien (visible pour l'étudiant.e) » et/ou « Commentaire confidentiel (visible pour l'enseignant seulement) ».
c) Donner une cote à l’étudiant.e (possible si configuré dans les paramètres - Admin du Rendez-vous/ Paramètres/ rubrique Note) : cliquez sur le nom de l'étudiant.e dans la liste (tableau de bord) pour atteindre la page suivante. Là, un champ Note est disponible.
cette cote sera directement visible pour l'étudiant.e. Pour éviter cela,
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- cachez l’activité (comme indiqué dans le chapitre précédent) mais alors, les créneaux horaires ne seront plus consultables par les étudiant.e.s (estimer la nécessité).
- encodez la cote directement dans le carnet de note du cours mais alors, les notes seront séparées des commentaires éventuellement encodés (voir point précédent). Il est possible d’encoder un commentaire directement dans le carnet de note aussi, contactez le support UV pour cette utilisation avancée).
8. Vue étudiante
L'étudiant.e voit
- les créneaux encore disponibles à la réservation :
- si un formulaire de réservation est activé :
- Une fois réservé, s'il peut modifier la réservation :
- si un commentaire de suivi et/ou une note est encodée :
9. Ressources
Tutoriels complémentaires :
- Cacher/afficher/restreindre l'accès à une activité ou une ressource
- Création de groupes
Pour aller plus loin :
10. Annexe
Exemple de consignes :
Cette activité vous permet de choisir votre créneau de passage pour l'examen oral. Merci d'un choisir un. Chaque créneau est de 15min (Si vous êtes EBS, merci de me le signaler, nous ferons les adaptations nécessaires).
Prenez soin de tenir compte des éventuels rendez-vous déjà pris, l'UV ne prend pas en compte les rendez-vous pris sur d’autres cours. Vous pouvez modifier votre choix jusqu’à la veille du rendez-vous.
L'examen se fera via l'équipe Teams du cours, dans le canal dédié à l'examen.
Veuillez donc vérifier que vous y avez bien accès avant la date de l'examen.
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