Réservation - activité
dernière mise à jour le 9 mars 2021
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Avec l'activité Réservation, gérer une série d' "événements" et les inscriptions à ceux-ci. L'événement (= un créneau horaire) peut être une session de travail ou de formation, une séance pratique, un rendez-vous groupé de tout ordre. Si les participants doivent se répartir parmi plusieurs séances de travail à des dates différentes par ex., chaque créneau horaire sera l'objet d'une activité Réservation. Un exemple très concret est à découvrir ici dans l'espace CAP Formations pour les enseignant.e.s : chaque date de formation est une activité Réservation (merci de ne pas vous inscrire pour "tester" ou annuler votre inscription ensuite). |
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Avec l'activité Réservation, l'enseignant.e peut
Les participants, de leur côté, peuvent annuler une réservation de façon autonome |
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Avant de se lancer : > Si vous souhaitez organiser des rendez-vous individuels ou en petits groupes, préférez l'activité Rendez-vous (tutoriel disponible ici). > Si vous souhaitez remplir des groupes sur le cours à l'issue de l'inscription, "détournez" l'activité Choix de groupe (tutoriel disponible ici). Remplir des groupes n'est utile qu'en vue d'une action ultérieure : par ex restreindre l'accès de ressource, activité ou section à ces groupes, leur envoyer ultérieurement des annonces ciblées, permettre la remise de devoir par groupe. Cette activité n'étant pas créée pour gérer des rencontres, moins d'options sont donc proposées dans ce cadre. Compliqué de faire un choix éclairé entre ces 3 activités ? consultez ici le tableau comparatif. |
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Sommaire interactif
A. Préalable
3. Paramètres des réservations (inscriptions)
a) Surréservation (liste d'attente)
b) Limitation des inscriptions par catégorie de pub
4. Notes
A. Préalable
Passez en mode édition (en haut à droite) et cliquez sur Ajoutez une activité en bas d’une section.
Après avoir choisi l’activité « Réservation » dans le menu proposé, passez à l’écran suivant de paramétrage.
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Pour que les étudiant.e.s ne voient pas l’activité avant qu’elle soit correctement configurée, il est impératif de « cacher » l’activité avant d’enregistrer en bas de page. > sous la rubrique Réglages courants, modifiez le champ Disponibilité. L’activité pourra être affichée au bon moment via le même chemin (ou à partir du menu Modifier sur la page principale du cours ou à une date choisie - voir point 6 Restriction d'accès). |
B. Paramétrer l’activité
Après avoir configuré les paramètres principaux, voici ce que verra l'étudiant.e.
1. Paramètres généraux
- Nom de l'activité : c'est cet intitulé qui apparaitra sur l'espace de cours. Il peut-être utile d'y indiquer la date et les heures de l'événement si plusieurs événements sont ajoutés à l'espace de cours.
- Description : si c'est utile, donnez des précisions concernant l'événement ou les consignes organisationnelles liées à l'inscription (ou les infos utiles post-inscription). Il est vivement conseillé de mettre ces informations en couleur afin qu'elles ne soient pas noyées parmi les infos pratiques (voir capture d'écran ci-dessus).
> Afficher la description sur la page de cours : le texte s'affichera également sur l'espace de cours.
2. Paramètres de l'évènement
- Enseignants - facultatif : indiquez le ou les référents liés à l'événement. Les personnes avec rôle d'enseignant et d'éditeur sont proposés dans la liste.
Pour sélectionner plusieurs personnes, gardez enfoncée la touche Alt Gr avant de sélectionner les personnes utiles
- Lieu - facultatif : une liste de lieux est pré-encodée mais vous pouvez indiquer un lieu personnalisé
- Date et heure de début de l'événement - obligatoire
- Date et heure de fin de l'événement - facultatif
3. Paramètres des réservations (inscriptions)
- Date et heure de début de réservation - facultatif
- Date et heure de fin de réservation - obligatoire ; un message indiquera que les réservations sont clôturées après cette date
NB la date de fin de réservation conditionne la possibilité de réserver mais aussi d'annuler la réservation de façon autonome pour le participant.
- Autoriser les commentaires des utilisateurs : si Oui est indiqué, le participant aura l'occasion de déposer un commentaire lors de la réservation
- Réservations maximum : choisir le nombre maximum de participants à l'événement, sinon la valeur par défaut est illimité
- Décider ce que les participants peuvent voir
- Lier cette réservation avec : ce paramètre n'apparait que si au minimum 2 activités Réservation existent sur le cours ; permet de lier le présent événement à un autre, dans un même cours, afin que les participants ne puissent réserver que l'un d'entre eux. Si configurée, cette liaison est rappelée dans la page d'accueil de la réservation pour l'enseignant.e :
- Surréservation (liste d'attente) et Limitation des inscriptions par catégorie de public :
cliquez sur Afficher plus...
a) Surréservation (liste d'attente)
Il est possible d'indiquer combien de participants pourront s'inscrire sur la liste d'attente à partir du moment où toutes les places disponibles sont réservées. Dans la vue d'ensemble des réservations, ce nombre supplémentaire est indiqué à côté du nombre de places disponibles (surligné en orange dans la capture d'écran ci-dessous).
Si des étudiants se sont inscrits à cette liste d'attente, ceux-ci seront mis en évidence dans la liste des réservations (surligné en orange également), dans le but, par ex., de leur envoyer une information concernant la possibilité de places in fine libérées (pour l'envoi de mail, voir le point C.).
Ce nombre de places supplémentaires est à indiquer en pourcentage par rapport aux places disponibles. Exemple : si 20 places sont disponibles (champ Réservation maximum), et que vous souhaitez que 2 places supplémentaires soient réservables sur la liste d'attente, indiquez 10% de surréservation.
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b) Limitation des inscriptions par catégorie de public
Il est possible de réserver une partie des places disponibles à une catégorie de participants, le but étant généralement d'équilibrer les publics présents. Ces places limitées seront restreintes sur un critère lié au profil UV du participant potentiel, les plus utiles sont
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- l'appartenance à un groupe existant dans le cours (groupe)
- l'inscription à un programme d'études (anet - information officielle synchronisée depuis Ecursus)
NB : si vous souhaitez limiter les places selon un critère différent ou non présent dans le profil UV, contactez l'équipe UV, des solutions alternatives peuvent exister.
4. Notes
Il est possible de prévoir une notation liée à la réservation (ou plutôt à l'activité de l'événement) mais ce système peut être détourné pour indiquer d'autres informations, par ex. si l'inscrit est présent ou absent (solution alternative).
Quoi que vous choisissez, si vous souhaitez attribuer une cotation, il est indispensable de configurer le champ Type (dans le cas contraire, le menu permettant d'attribuer une cotation au participant ne sera pas visible. Il y a d'autres critères nécessaires à la visibilité de ce menu, ceux-ci sont détaillés au point C. Gérer les réservations / onglet Gérer / Noter les inscrits).
- Pour une cotation classique, indiquez champ Type = Point ; ensuite fixez la Note maximale
- Pour la solution alternative, indiquez champ Type = Barème. Il sera utile de choisir un barème : certains sont proposés (préexistants) mais il est possible de créer un barème qui, par ex., comprend simplement les valeurs 'présent' et 'absent'.
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5. Autres paramètres
- Réglages courants : gérer la visibilité de l'activité sur le cours
Si vous avez caché l'activité le temps de la finaliser, pensez à bien l'afficher avant de communiquer vers les étudiants
- Restriction d'accès : consultez le tutoriel ici dédié
- Achèvement d'activité : consultez le tutoriel ici dédié
Pensez à bien Enregistrer en bas de page, c'est maintenant ou jamais. Vous pouvez à tout moment adapter ces paramètres via le lien Paramètres du menu Admin de la réservation (colonne de droite quand vous êtes dans l’activité) ou à partir du menu Modifier/Paramètres (sur la page principale du cours).
C. Gérer les réservations
Lorsque les réservations sont ouvertes et que des participants commencent à s'inscrire, 2 écrans permettent de gérer les inscriptions à partir de la page d'accueil de l'activité.
onglet Vue d'ensemble : l'écran permet de
- savoir combien de places sont réservées - au dessus du tableau
- consulter la liste des inscrits - tableau
- consulter les commentaires des inscrits (si activé et rempli) - colonne Commentaire du tableau
- télécharger la liste des inscrits - menu déroulant en dessous du tableau
onglet Gérer : l'écran permet de
- ajouter un participant : choisir la personne dans la liste déroulante et cliquez sur Réserver (la zone de commentaire sera présente et obligatoire si elle est configurée de cette façon dans les paramètres - voir le point B. 3. Paramètres des réservations).
- supprimer un participant : sélectionner la personne concernée dans le tableau et choisir l'option adéquate dans le menu déroulant en bas de page.
- envoyer un courriel : chemin identique à la manipulation précédente.
- noter les inscrits : la colonne Note permettant d'attribuer une cotation au participant n'apparaitra dans le tableau uniquement si
- dans Paramètres (Admin de la réservation), sous la rubrique Notes, le champ Type est renseigné sur Point ou Barème
- la date de début d'événement est dépassée
- si la date de fin d'événement est activée (Paramètres/ rubrique Paramètres de l'évènement), cette date est dépassée
NB si vous souhaitiez attribuer la cote durant l'événement, modifiez simplement les dates de début et de fin (et veillez à ce que la date de fin de réservation soit également dépassée).
Pour noter, choisissez la note dans le menu déroulant et enregistrer en bas de page. Les cotes proposées dépendent de ce qui est indiqué dans les Paramètres/ rubrique Notes / champ Note maximale.
D. Que voit l'étudiant.e ?
Réservation simple avec possibilité de commentaire :
Confirmation de réservation et possibilité d'annulation :
Si une liste d'attente est configurée et que les places disponibles - réservations maximum - sont déjà réservées :
> résultat :
Si plusieurs activités Réservation sont liées :
Si la date de fin de réservation est dépassée :
Si plus aucune place, même en liste d'attente, n'est disponible :
