Organiser l'examen
1. Accès à Teams
- Avant l'examen, il est peut-être utile de vérifier que tout.es les étudiant.es ont accès à Teams et parviennent à se connecter. Pour ce faire, nous vous conseillons d'envoyer une annonce UV aux étudiant.es afin qu'ils manifestent s'ils/elles n’arrivent pas à se connecter à votre équipe cours.
Un tutoriel destiné aux étudiant·es est disponible sur l'espace du SAA (onglet Tutoriels < Teams).
- De la même façon, si des personnes extérieures à l’Institution (sans mail ulb) doivent participer aux évaluations (membres de jury par exemple), veillez à les inscrire au préalable. Il est également utile de réaliser un test avec ces personnes (caméra, audio, etc.).
Besoin d'aide ? Consultez l'explication illustrée à la page Inscrire de nouveaux membres.
- Concernant les étudiant·e·s ne disposant pas du matériel technique adéquat pour réaliser une épreuve d’évaluation par visioconférence (connexion wifi, ordinateur, webcam, micro), ils/elles peuvent contacter le service social (sse@ulb.be). Par ailleurs, si un problème technique a lieu durant l’épreuve, il est envisageable de réaliser l’examen oral via une autre application comme WhatsApp, Skype,..
Une communication générale sera envoyée en amont de la session pour anticiper les problèmes d'accès. Il peut cependant être utile de rappeler les différentes solutions disponibles afin de venir en aide aux étudiant.es rencontrant des difficultés à ces différents niveaux.
2. Planification des oraux
- Pour fixer l'ordre individuel de passage, vous pouvez utiliser l'outil « Rendez-vous » de l'UV : tutoriel disponible à cette page.
- Vous pouvez également dédoubler cela avec la planification d’une réunion sur Teams.
Nous recommandons d’utiliser l’équipe TEAMS habituelle de votre cours. Vos étudiant.es s'y trouvant déjà inscrit.es automatiquement. Si vous utilisez un autre espace, veillez à vérifier que toutes et tous ont reçu le lien de partage (ou le code) et y ont bien accès.
- Il est primordial d’avertir les étudiant·e·s sur la manière dont les choses vont se dérouler. Ils doivent savoir quand et où ils doivent se trouver. En ce sens, communiquez également un descriptif du déroulement de l’examen et des consignes éventuelles aux étudiant.es (voir ci-dessous).
En effet, vous pouvez fournir aux étudiant·e·s des « consignes » visant à améliorer la communication lors de l’épreuve et de les professionnaliser davantage. Ci-dessous un exemple de consignes pouvant être fournies aux étudiant.es :
Pour rappel, vous devez vous inscrire à un créneau horaire via l’UV pour l’examen oral de X.
Lors de l’examen, veuillez suivre les indications suivantes :
– Être prêt·e 15 minutes avant l’heure de son passage et attendre l’appel.
- Vous serez appelé·e dans le canal privé, nous « venons » vous chercher et nous vous sortirons de l’appel en fin d’entretien.
- Dans la mesure du possible, assurez-vous d’avoir le calme et la bande passante pendant 30 minutes.
- Veillez à avoir un fond d’écran neutre qui ne distrait pas les interlocuteurs. Si ce n’est pas possible, floutez le fond d’écran.
- Evitez d’être à contre-jour ou dans le noir.
- Veillez à ce que le buste soit bien visible afin que vos interlocuteurs puissent percevoir les expressions du visage, les gestes … et donc avoir un échange le plus « naturel » possible.
- Portez le regard sur le ou les interlocuteurs en parlant. Le regard sur la caméra est trop inconfortable et nuirait à la spontanéité de l’échange.
- Entraînez-vous au partage d’écran afin de pouvoir montrer rapidement des documents le cas échéant. Si vous souhaitez présenter l’une ou l’autre pièce durant l’échange, préparez-la également sur le bureau. La technique la plus simple est que les documents soient ouverts sur le bureau de votre ordinateur et que lorsque vous activez le partage, vous faites simplement « partage de l’écran ».
Les créneaux des rendez-vous de 20 minutes se suivent. Il est essentiel d’observer une ponctualité totale et d’être présent.e, prêt.e à être appelé.e, 15 minutes à l’avance. Des retards pouvant néanmoins survenir, il faut rester en attente jusqu’à une demi-heure après l’heure prévue du rendez-vous.
Il est essentiel, de s’être connecté.e au préalable sur Teams afin d’être sûr.e de pouvoir utiliser Teams le moment venu.
